Edit Log in TallyPrime — Audit Trail कैसे On करें और देखें
Edit Log, TallyPrime का built-in audit trail है जो Release 2.1 (21 March 2022) में आया। On करने के बाद हर voucher और master (ledger, stock item, group) की creation, alteration और deletion — किसने, कब, क्या बदला — version-wise record होती है। Release 6.1 में इसके साथ Edit Log Summary report भी जुड़ी, जिसमें Voucher Type-wise और Master-wise summary मिलती है।
दो edition — फर्क समझें
| Point | TallyPrime (regular) | TallyPrime Edit Log |
|---|---|---|
| Edit Log | Company Alteration से on/off कर सकते हैं | Default on, disable करने का option नहीं |
| MCA audit trail compliance | Internal audit के लिए ठीक, पर compliance के लिए नहीं माना जाता | Tally के अनुसार compliance requirement यही पूरा करता है |
| Business features | दोनों में same | |
1 April 2023 से Companies Act के दायरे वाली companies के लिए accounting software में audit trail जरूरी है। आपकी company पर यह लागू है या नहीं और कौन-सा edition लेना है, यह अपने CA/auditor से confirm करें।
Requirements
- TallyPrime Release 2.1 या उसके बाद का release (आज के समय में latest 7.1 रखना बेहतर)।
- Edit Log edition चाहिए तो TallyPrime Edit Log install करें; regular TallyPrime या Tally.ERP 9 का data उसमें migrate होता है।
- Username-wise record के लिए company में security (users and passwords) on रखें।
Edit Log on करना और देखना
| Step | क्या करें |
|---|---|
| 1. Company alter खोलें | Company load करें, फिर Alt+K (Company) → Alter चुनें। |
| 2. F12 option on करें | F12 (Configure) दबाकर Set Edit Log Applicability को Yes करें। |
| 3. Edit Log enable करें | Company Alteration screen में Enable Edit Log = Yes करें और Ctrl+A से save करें। |
| 4. Entry का log देखें | कोई voucher या ledger alteration mode में खोलें और Alt+Q (Edit Log) दबाएं — Version, Activity, Username, Date & Time दिखेगा। |
| 5. Version compare करें | किसी version पर Enter दबाएं; पिछले version से बदली values red text में दिखती हैं। F12 में Show altered values only भी चुन सकते हैं। |
Alt+Q के बारे में पूरी जानकारी हमारे Alt+Q shortcut page पर है। पूरी company की activity एक साथ देखनी हो तो Edit Log Summary report खोलें — Alt+G (Go To) में report का नाम type करके पहुंच सकते हैं।
Limits — क्या track नहीं होता
- Company Alteration screen में किए बदलाव Edit Log में नहीं आते।
- Regular TallyPrime में Edit Log बंद करने पर उतने समय की activity record नहीं होती — यही कारण है कि compliance के लिए Edit Log edition चाहिए।
- Masters/vouchers बार-बार बदलने से data size बढ़ता है।
- Voucher renumbering (बीच में insert/delete) से हर प्रभावित voucher का नया log बनता है। Import करते समय सही voucher number के साथ import करें।
- Edit Log display-only report है — इसे edit या delete नहीं कर सकते।
किसके काम का
Private/public limited companies और LLP जिन पर audit trail rule लागू है; multi-user offices जहां owner को देखना है कि किस operator ने entry बदली; और CA firms जो client data की statutory audit करती हैं।
Common Mistakes
Regular TallyPrime में Edit Log on करके compliance मान लेना
Regular release में log बंद किया जा सकता है, इसलिए auditor इसे काफी नहीं मानते। Companies Act वाली company के लिए TallyPrime Edit Log install करें।
सभी users एक ही login से काम करना
Log में username सबका एक ही आएगा, तो पता नहीं चलेगा किसने बदला। हर operator का अलग user बनाएं।
FAQ
Edit Log in Tally Prime kaise enable kare?
Edit Log किस release में आया?
Kisi voucher ka edit history kaise dekhe?
क्या regular TallyPrime का Edit Log MCA audit trail के लिए काफी है?
Edit Log se data size badhta hai kya?
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