Voucher Entries

Receipt Note in TallyPrime (Alt+F9) — माल आया, Bill बाद में (GRN Entry)

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

TallyPrime में Receipt Note Alt+F9 से बनता है। यह आपका Goods Receipt Note (GRN) है — supplier का माल godown में आ गया पर bill अभी नहीं आया, या bill check होना बाकी है। Save होते ही stock बढ़ जाता है, लेकिन supplier ledger और purchase account पर कोई entry नहीं बनती।

Receipt Note कहाँ मिलेगा?

Gateway of Tally → Vouchers → Alt+F9 (Receipt Note), या Alt+G → Create Voucher → F10 (Other Vouchers) → Receipt Note। पहली बार voucher type activate करने का prompt आएगा। Tracking numbers TallyPrime में इसी activation के साथ अपने आप चालू होते हैं — F11 में कुछ नहीं करना।

F12 settings

Receipt Note और बाद वाले Purchase voucher दोनों में F12 → Provide Receipt, Order, and Import details = Yes रखें। इससे Order No(s), receipt doc no. और transport details की screen आती है, और Purchase में receipt notes की list मिलती है।

Receipt Note — step by step

Step	Field	क्या भरें
1	Date (F2)	माल मिलने की date
2	Reference No.	Supplier का challan number
3	Party A/c name	Supplier ledger
4	Order No(s)	Purchase order चुनें या Not Applicable
5	Name of Item → Tracking No.	Default = voucher number (बदलना हो तो New Number)
6	Quantity, Rate, Godown	असल में मिली quantity और जिस godown में रखा
7	Ctrl+A	Save

Worked example (हमारी book का case)

Vijay Enterprises को दिए 50 Nos Samsung Galaxy A55 के PO (₹24,000 प्रति piece) में से 10 May को 30 Nos Main Warehouse में आए। Receipt Note no. GRN-045। Bill 12 May को आया।

Date	Voucher	Stock	Ledger
10 May	Receipt Note GRN-045	+30 Nos	कोई entry नहीं
12 May	Purchase (F9) — GRN-045 चुना	दोबारा नहीं बढ़ता	Entry बनती है

12 May की entry: Purchase @18% Dr ₹7,20,000; Input CGST Dr ₹64,800; Input SGST Dr ₹64,800; Vijay Enterprises Cr ₹8,49,600। 10 से 12 May के बीच GRN-045 Purchase Bills Pending में “goods received, bill pending” के रूप में दिखता है।

Year-end tip: हमारी book (अध्याय 10) का सुझाव — 31 March को आया माल Receipt Note से उसी date पर book करें, ताकि closing stock सही रहे; bill April में आए तो उसी Tracking No. से link करें।

Common Mistakes

Purchase में receipt note की जगह New Number चुनना

Receipt note pending ही रहता है और bill भी Purchase Bills Pending में अलग से (माल बाकी वाली entry की तरह) अटका दिखता है। Purchase में receipt note का Tracking No. select करें।

Defective माल भी Receipt Note में पूरा लेना और कभी न लौटाना

Stock फूल जाता है। खराब माल bill से पहले Rejection Out (Ctrl+F5) से लौटाएं।

Purchase Bills Pending को ignore करना

Supplier का बकाया books में नहीं दिखता। हर महीने यह report देखकर bills मंगवाएं।

FAQ

Receipt note ki shortcut key kya hai?

Alt+F9. या Alt+G → Create Voucher → F10 (Other Vouchers) → Receipt Note।

Receipt Note से supplier का balance बदलता है?

नहीं। Receipt Note सिर्फ stock बढ़ाता है। Supplier का credit, purchase और Input GST तब बनते हैं जब F9 Purchase में receipt note select करते हैं।

Receipt Note और Purchase Order में क्या फर्क है?

Purchase Order माल मंगाने का order है — stock और accounts दोनों पर कोई असर नहीं। Receipt Note माल मिलने का record है — stock बढ़ता है, accounts नहीं।

किन receipt notes का bill नहीं आया, कैसे देखें?

Alt+G → Purchase Bills Pending, या Display More Reports → Statements of Inventory → Purchase Bills Pending।

31 March को माल आया और bill April में आया तो क्या करें?

31 March की date से Receipt Note बनाएं ताकि closing stock सही रहे, और April में bill आने पर उसी Tracking No. से Purchase voucher बनाएं।

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