TallyPrime Negative Stock Warning — कारण, Report और सही Fix
Sales invoice में “Negative Stock” की चेतावनी, या Stock Summary में quantity माइनस में — मतलब books के हिसाब से आपने उतना माल बेच दिया जितना दर्ज ही नहीं है। इलाज warning बंद करना नहीं, बल्कि छूटी purchase, गलत godown/batch या गलत date को ठीक करना है।
Negative stock — कारण
| Situation | कारण | Fix |
|---|---|---|
| Item अभी आया, bill बाद में डाला | Purchase entry sale से बाद की date पर या छूटी | Purchase सही date पर डालें |
| नई company, पहले से stock था | Stock item में opening balance नहीं भरा | Opening quantity/rate भरें |
| Godown-wise negative, कुल stock ठीक | Sale में गलत godown या batch चुना | Voucher alter करके सही godown/batch |
| Manufacturing वाले items | Raw material consumption ज़्यादा या production entry छूटी | Stock Journal / Manufacturing Journal जाँचें |
| Unit गड़बड़ (Box vs Pcs) | Purchase एक unit, sale दूसरी में | Alternate unit/conversion सही करें |
| Delivery note बना, purchase pending | माल भेजा पर inward दर्ज नहीं | Receipt Note / Purchase दर्ज करें |
Fix steps — सुरक्षित क्रम में
- Backup first: कई vouchers बदलने हैं तो पहले Alt+Y → Backup & Restore से backup लें।
- List निकालें: Gateway of Tally → Display More Reports → Exception Reports → Negative Stock (या Alt+G में “Negative Stock” टाइप करें)। Batch वाले items के लिए Negative Batches report।
- कब negative हुआ: Item पर Enter → Stock Item Vouchers में running quantity देखें — किस date पर माइनस गया, वहीं गलती है।
- Purchase/opening: छूटी purchase असली bill date पर डालें; नई company में stock item का opening balance भरें। बीच साल के लिए Physical Stock या Stock Journal।
- Godown/batch: गलत godown या batch वाले sales voucher को alter करके सही allocation दें — कुल stock ठीक होने पर भी godown-wise negative यहीं से आता है।
- Warning setting: Sales voucher में F12 (Configure) → Warn on Negative Stock Balance = Yes रखें। यह सिर्फ़ चेतावनी है, entry नहीं रोकती। (हमारी book में F11 के नीचे negative stock रोकने का option लिखा है; help.tallysolutions.com पर 7.x के लिए ऐसा कोई built-in option नहीं मिला, इसलिए यहाँ F12 वाली warning ही मानें।)
Worked example
LED Bulb की opening quantity शून्य है। 05-04-2025 को 10 pcs @ ₹500 cash में बिके, पर supplier का bill (10 pcs @ ₹350) 08-04-2025 की date से डाला गया, जबकि माल 03-04-2025 को आ चुका था।
| Date | Voucher | Dr (₹) | Cr (₹) | Stock (pcs) |
|---|---|---|---|---|
| 05-04-2025 | Cash Dr / Sales Cr | 5,000 | 5,000 | −10 |
| 08-04-2025 | Purchase Dr / Supplier Cr | 3,500 | 3,500 | 0 |
05 से 07 April तक item negative दिखा और उस period की stock value और gross profit गलत रहे। Fix: purchase voucher की date असली receipt date 03-04-2025 करें (या माल आने पर Receipt Note दर्ज करें)। अब stock 0 → +10 → 0 और ₹1,500 का gross profit सही दिखता है। हमारी book (भाग 1, Section 10.26) भी हर month-end पर negative stock जाँचने की सलाह देती है।
Expert को कब बुलाएँ?
सैकड़ों items negative हों, manufacturing/BOM में consumption गलत हो, या negative stock पर entry पूरी तरह रोकनी हो (इसके लिए TDL customisation चाहिए) — तब सही stock reconciliation ज़रूरी है।
WhatsApp पर पूछेंCommon Mistakes
Warning को No करके भूल जाना
Warning बंद होने से गलतियाँ जमा होती रहती हैं। Warning चालू रखें और हर हफ्ते Negative Stock report देखें।
Fake purchase या Physical Stock से माइनस छुपाना
Stock तो शून्य दिखेगा पर cost और ITC गलत होंगे। असली छूटी entry खोजकर डालें।
FAQ
What is negative stock in TallyPrime?
Negative stock warning कैसे बंद करें?
क्या TallyPrime negative stock पर entry रोक देता है?
Negative stock items की list कहाँ मिलेगी?
Negative stock से Balance Sheet पर क्या असर होता है?
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