Voucher Entries

Optional Voucher in TallyPrime (Ctrl+L) — Proforma Invoice और Draft Entry

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

TallyPrime में किसी भी voucher को Optional बनाने के लिए entry के दौरान Ctrl+L दबाएं। Optional voucher save रहता है, print होता है, लेकिन ledger balance, stock, Trial Balance या GST returns किसी पर असर नहीं डालता। Proforma invoice, quotation या manager की approval से पहले की draft entry के लिए यही सही तरीका है।

Optional voucher कहाँ बनता है?

अलग voucher type नहीं है। Gateway of Tally → Vouchers → कोई भी type (जैसे F8 Sales) खोलें और Ctrl+L दबाएं। Button bar पर L: Optional दिखता है; दबाने के बाद वह Regular में बदल जाता है, यानी यही key toggle है।

Settings: किसी F11 setting की ज़रूरत नहीं। अगर किसी voucher type की हर entry optional चाहिए (जैसे “Proforma Invoice” नाम का sales type), तो उस voucher type में Make this voucher type as ‘Optional’ by default = Yes करें।

Optional voucher — step by step

Step	क्या करें	नोट
1	Voucher खोलें (F8, F5, F7 आदि)	Memorandum और Reversing Journal पर optional लागू नहीं
2	Ctrl+L दबाएं	Voucher के ऊपर Optional दिखेगा
3	Party, items, rate, GST भरें	सामान्य entry जैसा
4	Ctrl+A → Ctrl+P	Save और proforma print
5	बाद में: voucher खोलें → Ctrl+L → Ctrl+A	अब Regular, books में post

Worked example: Proforma Invoice

Sharma Traders (Jaipur, दूसरा state) ने 5 Dell laptops का quotation माँगा, ₹45,000 प्रति piece + 18% IGST। Advance आने तक बिक्री पक्की नहीं, इसलिए F8 में Ctrl+L दबाकर optional invoice बनाया:

Particulars (Optional Sales)	Dr (₹)	Cr (₹)
Sharma Traders (Sundry Debtors)	2,65,500
To Sales @18% (Sales Accounts)		2,25,000
To Output IGST @18% (Duties & Taxes)		40,500

इसे print करके भेज दें। जब Sharma Traders advance भेजें, यही voucher खोलें, Ctrl+L से Regular करें और save करें। अगर number series अलग रखनी है तो proforma के लिए अलग voucher type बनाएं। हमारी book “TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका”, अध्याय 8 और 12 में यही proforma वाला use बताया गया है।

Reports पर असर

Optional रहते हुए Sharma Traders का outstanding, stock और GSTR-1 कुछ नहीं बदलता। Voucher Exception Reports → Optional Vouchers में दिखता है। “अगर यह sale हो जाए तो” वाला असर Scenario में optional vouchers include करके देखा जा सकता है।

Common Mistakes

Order पक्का होने के बाद Regular करना भूल जाना

Sale books में आती ही नहीं, GSTR-1 से invoice छूट जाता है। Month-end पर Optional Vouchers register ज़रूर जांचें।

Regular करने की जगह नया invoice बनाना और optional छोड़ देना

Duplicate का खतरा और register में कचरा। उसी voucher को Ctrl+L से Regular करें।

Optional को post-dated समझ लेना

Post-dated (Ctrl+T) अपनी date पर अपने आप books में आता है; optional कभी अपने आप नहीं आता।

FAQ

Optional voucher ki shortcut key kya hai?

Ctrl+L. Voucher entry या alteration screen में Ctrl+L दबाएं, ऊपर Optional लिखा दिखेगा।

Optional voucher को regular कैसे करें?

Optional Vouchers register से voucher खोलें, Ctrl+L दोबारा दबाएं (button Regular में बदलता है) और Ctrl+A से save करें।

Optional voucher कहाँ दिखते हैं?

Gateway of Tally → Display More Reports → Exception Reports → Optional Vouchers।

क्या optional sales invoice GSTR-1 में जाता है?

नहीं। Optional voucher किसी GST return, ledger या stock report में नहीं गिना जाता। Regular करने के बाद ही GSTR-1 में आता है।

हर sales voucher default optional बनाना हो तो?

उस voucher type में Make this voucher type as Optional by default = Yes करें। Proforma Invoice नाम से अलग sales voucher type बनाना बेहतर है।

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