Payroll Voucher in TallyPrime (Ctrl+F4) — Monthly Salary Process Entry
TallyPrime में payroll voucher Ctrl+F4 से खुलता है। महीने के अंत में सभी employees की salary, यानी earnings (Basic, HRA, allowances) और deductions (PF, PT, TDS), इसी voucher में process होती है। Ctrl+F (Autofill) से पूरा data अपने आप भर जाता है, आपको सिर्फ जांचना और save करना होता है।
Payroll voucher कहाँ मिलेगा?
Gateway of Tally → Vouchers → Ctrl+F4 (Payroll)। कहीं से भी Alt+G → Create Voucher → Ctrl+F4।
Settings: F11 (Features) में Maintain Payroll = Yes। इसके बाद Employee masters, Pay Heads (earnings Indirect Expenses में, deductions Current Liabilities में), और हर employee/group की Salary Details बनी होनी चाहिए। Attendance-based pay heads हों तो पहले Attendance voucher डालें।
Salary process — step by step
| Step | Field | क्या भरें |
|---|---|---|
| 1 | Date (F2) | महीने की आखिरी date, जैसे 31-Oct-2026 |
| 2 | Ctrl+F → Type of transaction | Payroll Autofill; Process for = Salary |
| 3 | From / To | Salary का period (blank = पूरा महीना) |
| 4 | Employee/Group, Sort by | All Items या कोई group |
| 5 | Payroll/Bank/Cash Ledger | Salary Payable (accrual) या सीधे bank |
| 6 | Pay heads check | Variable pay, advance deduction जैसे user-defined heads भरें |
| 7 | Narration → Ctrl+A | Pay period अपने आप narration में आता है; save |
Worked example
Employee Ramesh Kumar (Mumbai), अक्टूबर 2026: Basic ₹25,000, HRA ₹10,000, Conveyance ₹1,600, Special Allowance ₹3,400 = Gross ₹40,000। Deductions: Employee PF ₹1,800, Professional Tax ₹200। Net ₹38,000।
| Particulars (Payroll, 31-Oct-2026) | Dr (₹) | Cr (₹) |
|---|---|---|
| Basic Salary (Indirect Expenses) | 25,000 | |
| HRA (Indirect Expenses) | 10,000 | |
| Conveyance (Indirect Expenses) | 1,600 | |
| Special Allowance (Indirect Expenses) | 3,400 | |
| To Employee PF Contribution (Current Liabilities) | 1,800 | |
| To Professional Tax Payable (Duties & Taxes) | 200 | |
| To Salary Payable (Current Liabilities) | 38,000 |
5 नवंबर को भुगतान: F5 Payment → Ctrl+F → Payroll Autofill, Process for = Salary Payment। Entry बनेगी Salary Payable Dr ₹38,000, HDFC Bank Cr ₹38,000। पूरा payroll setup (pay heads, PF, ESI, PT) “TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका” (हमारी book), अध्याय 22 में है।
Reports पर असर
Salary expense P&L में आता है, PF/PT और Salary Payable Balance Sheet की liabilities में। Payroll reports जैसे Pay Slip, Pay Sheet, Payroll Statement और PF/ESI reports इसी voucher से बनते हैं।
Common Mistakes
Salary को Journal (F7) से book करना
Pay Slip और PF/ESI reports खाली रहते हैं। Salary हमेशा Ctrl+F4 Payroll से process करें।
Attendance डाले बिना autofill
Attendance पर चलने वाली salary zero या गलत आती है। पहले Attendance voucher, फिर payroll।
Salary Payable और Bank दोनों से दोहरी entry
Process bank से किया और फिर F5 में भी payment डाला तो खर्च दोगुना। एक ही तरीका चुनें: Salary Payable से accrual + F5 से payment।
FAQ
Payroll voucher ki shortcut key kya hai?
Ctrl+F4 दबाने पर कुछ नहीं खुलता, क्यों?
Salary process और salary payment में क्या अंतर है?
Autofill में salary zero क्यों आ रही है?
Payroll voucher में TDS या advance deduction कैसे जोड़ें?
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