Voucher Entries

Tracking Numbers in TallyPrime — Order → Delivery/Receipt Note → Invoice Linking

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

TallyPrime में Tracking No. वह number है जो Delivery Note या Receipt Note को बाद में बनने वाले invoice से जोड़ता है। Invoice (या Rejection voucher) में वही Tracking No. चुनते ही TallyPrime समझ जाता है कि माल पहले ही जा/आ चुका है — stock दोबारा नहीं बदलता और pending reports साफ हो जाती हैं। Tracking numbers का अपना कोई ledger effect नहीं है।

Tracking numbers कैसे चालू होते हैं?

TallyPrime 7.x में F11 में “Use tracking numbers” जैसा कोई option नहीं है (वह Tally.ERP 9 में था)। Delivery Note (Alt+F8), Receipt Note (Alt+F9), Rejections In (Ctrl+F6) या Rejections Out (Ctrl+F5) का voucher type पहली बार activate करते ही tracking numbers अपने आप चालू हो जाते हैं।

पूरा flow — कौन सा number कहाँ

Stage	Sales side	Purchase side	Link करने वाला field
1. Order	Sales Order (Ctrl+F8)	Purchase Order (Ctrl+F9)	Order No.
2. माल की movement	Delivery Note (Alt+F8)	Receipt Note (Alt+F9)	Order No(s) चुनें; Tracking No. यहीं बनता है
3. वापसी (bill से पहले)	Rejections In	Rejections Out	Tracking No.
4. Bill	Sales (F8)	Purchase (F9)	Tracking No. (और Order No.)

F12 settings — invoice में list कब दिखेगी

Sales में F12 → Provide Dispatch, Order, and Export details = Yes (साथ में Provide Order Details), और Purchase में Provide Receipt, Order, and Import details = Yes। ये No हों तो invoice में notes की list नहीं आती और लोग गलती से New Number से bill बना देते हैं।

Tracking No. के तीन विकल्प

Option	कब चुनें	नतीजा
मौजूदा note का number (जैसे DN-101)	Note पहले बन चुका है	Invoice सिर्फ accounts पर असर करता है, stock नहीं
Not Applicable	Direct invoice, कोई note नहीं	Invoice से ही stock और accounts दोनों
New Number	Bill पहले, माल बाद में	Bill बनता है, माल pending — Bills Pending में दिखता है

Worked example

Ramesh Electronics का Sales Order SO-15: 20 Nos Samsung Galaxy A55 @ ₹28,000। Delivery दो बार में हुई और bill एक साथ बना।

Date	Voucher	Tracking No.	Stock	Ledger
12 May	Delivery Note, Order SO-15	DN-101 (12 Nos)	−12	कोई नहीं
18 May	Delivery Note, Order SO-15	DN-102 (8 Nos)	−8	कोई नहीं
20 May	F8 Sales — DN-101 + DN-102 चुने	दोनों	कोई बदलाव नहीं	Entry बनती है

20 May की entry: Ramesh Electronics Dr ₹6,60,800; Sales @18% Cr ₹5,60,000; Output CGST Cr ₹50,400; Output SGST Cr ₹50,400। अब Sales Order Outstandings और Sales Bills Pending दोनों में SO-15 के लिए कुछ बाकी नहीं।

Common Mistakes

Invoice में Tracking No. = Not Applicable, जबकि delivery note बना था

Stock दो बार घट जाता है (note से भी, invoice से भी)। Note बना हो तो उसी का Tracking No. चुनें।

Delivery Note में Order No(s) छोड़ देना

माल चला गया पर order pending दिखता रहता है। Note में Order No(s) ज़रूर चुनें।

Bills Pending reports कभी न देखना

बिना bill का माल और बिना माल के bill साल भर अटके रहते हैं। हर month-end Sales/Purchase Bills Pending check करें।

FAQ

TallyPrime mein tracking number kaise enable karein?

अलग से enable नहीं करना पड़ता। Delivery Note, Receipt Note, Rejections In या Rejections Out voucher type activate करते ही tracking numbers चालू हो जाते हैं।

Order No. और Tracking No. में क्या अंतर है?

Order No. Sales/Purchase Order की पहचान है। Tracking No. Delivery Note या Receipt Note की पहचान है, जो default रूप से उसी voucher का number होता है।

Tracking No. में Not Applicable और New Number का क्या मतलब है?

Not Applicable = इस entry को किसी note से नहीं जोड़ना, normal stock effect। New Number = नया tracking शुरू करना; invoice में New Number देने पर bill बनता है पर माल बाकी दिखता है।

किन notes का bill या किन bills का माल बाकी है, कैसे देखें?

Alt+G → Sales Bills Pending या Purchase Bills Pending। दोनों Display More Reports → Statements of Inventory में भी हैं।

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