Ledgers

Staff Welfare Ledger किस Group में बनाएं? — TallyPrime

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Staff Welfare ledger को Indirect Expenses group (Primary group) में बनाएं। Staff का चाय-नाश्ता, festival gift, picnic, uniform, first-aid जैसे खर्च administrative expenses हैं और P&L में Gross Profit के बाद घटते हैं।

हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका, अध्याय 7 में “Salary Components – Staff Cost” जैसा custom group बनाने का सुझाव है — Staff Welfare को भी ऐसे group (Indirect Expenses के अंदर) में रख सकते हैं।

Staff Welfare में क्या आता है

खर्च	Ledger
Tea/coffee, snacks, office pantry, festival sweets	Staff Welfare (Indirect Expenses)
Diwali gift, picnic, birthday celebration	Staff Welfare
Salary, bonus	Salary / Bonus (Indirect Expenses)
Employer का PF/ESI contribution	Employer PF/ESI Contribution (Indirect Expenses)

Ledger creation (TallyPrime 7.x)

Field	Value
Name	Staff Welfare Expenses
Under	Indirect Expenses
Inventory values are affected	No
GST Applicability	Food/beverages जैसे blocked items के लिए ITC न लें — invoice की पूरी राशि इस ledger में
Cost Centres are applicable	Yes, अगर department-wise खर्च देखना है

Worked entry

Accurate Traders ने 25 October को Diwali पर staff के लिए ₹18,000 की sweets (GST सहित, ITC blocked) UPI से खरीदीं (₹10,000 से ऊपर cash payment Section 40A(3) में disallow हो सकता है) और 1 November को canteen vendor को महीने का tea bill ₹4,200 bank से दिया। Payment voucher (F5):

Date	Particulars	Dr (₹)	Cr (₹)
25-Oct	Staff Welfare Expenses	18,000
	To SBI Current A/c		18,000
01-Nov	Staff Welfare Expenses	4,200
	To SBI Current A/c		4,200

Report में कहाँ दिखेगा?

Profit & Loss A/c → Indirect Expenses → Staff Welfare Expenses। Schedule III format में यह “Employee Benefits Expense” की line में जाता है।

Common Mistakes

Food bill पर ITC ले लेना

Food & beverages पर ITC blocked है। गलती से ली ITC ब्याज सहित reverse करनी पड़ती है।

Owner के घर का खर्च staff welfare में

Personal खर्च business expense नहीं है — उसे Drawings (Capital Account) में डालें।

Client entertainment को staff welfare में मिलाना

Client meeting/party का खर्च अलग ledger (Business Promotion) में रखें; tax audit में अलग classification पूछा जाता है।

FAQ

Staff welfare ledger under which group in Tally?

Indirect Expenses. यह employees की सुविधा पर होने वाला administrative खर्च है।

Factory workers ke welfare ka kharcha Direct Expenses me?

कुछ manufacturing units factory workers का welfare खर्च Direct Expenses (manufacturing overhead) में रखती हैं। ज़्यादातर businesses में इसे Indirect Expenses में ही रखा जाता है — firm की policy के अनुसार एक तरीका रखें।

Staff ke chai-nashte par GST input milega?

आमतौर पर नहीं। Food & beverages पर ITC Section 17(5) में blocked है, जब तक कोई कानून employer पर यह देना अनिवार्य न करे। इसलिए GST को खर्च में ही जोड़ें।

Staff को दिया Diwali gift किस ledger में?

Staff Welfare में। Employer द्वारा एक कर्मचारी को साल में ₹50,000 तक के gifts पर GST supply नहीं मानी जाती; उससे ऊपर GST के नियम देखें।

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