Ledgers

Travelling Expenses Ledger किस Group में बनाएं? — TallyPrime

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Travelling Expenses ledger को Indirect Expenses group (Primary group) में बनाएं। Business tour के flight, train, bus, hotel, taxi और daily allowance का खर्च P&L में Gross Profit के बाद घटता है।

हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका, अध्याय 7 में “Travel Expenses” नाम का custom group (Under: Indirect Expenses) बनाकर उसमें Flight, Hotel, Taxi, Per Diem जैसे ledgers एक साथ (Multiple Ledgers) बनाने का तरीका दिया है — बड़े खर्च वाली firms के लिए यह बढ़िया setup है।

Ledger creation (TallyPrime 7.x)

Field	Value
Name	Travelling Expenses
Under	Indirect Expenses (या custom group Travel Expenses)
Inventory values are affected	No
GST Applicability	Applicable (ITC eligible bills के लिए)
Type of Supply	Services
Cost Centres are applicable	Yes, अगर employee/branch-wise travel देखना है

Worked entry

Accurate Traders के sales manager Rohit को 2 February को ₹15,000 tour advance bank से दिया। 9 February को उसने bills जमा किए: hotel ₹8,000 (एक रात, tariff ₹7,500 से ऊपर) + 18% GST (company GSTIN पर, hotel अपने ही state में), train ₹2,500 (GST रहित), local taxi ₹1,200। बाकी ₹1,860 Rohit ने cash लौटाए।

Date / Voucher	Particulars	Dr (₹)	Cr (₹)
02-Feb, Payment (F5)	Rohit – Tour Advance (Loans & Advances (Asset))	15,000
	To SBI Current A/c		15,000
09-Feb, Journal (F7)	Travelling Expenses	11,700
	Input CGST + Input SGST	1,440
	To Rohit – Tour Advance		13,140
09-Feb, Receipt (F6)	Cash	1,860
	To Rohit – Tour Advance		1,860

Hotel की ITC तभी लें जब invoice पर आपका GSTIN हो और वह GSTR-2B में दिखे। 22 September 2025 से ₹7,500 तक के room tariff पर 5% GST बिना ITC है, उससे ऊपर 18% ITC के साथ। दूसरे state के hotel का CGST/SGST आपके GSTIN पर ITC के रूप में आमतौर पर नहीं मिलता, क्योंकि place of supply hotel का state होता है।

Report में कहाँ दिखेगा?

Profit & Loss A/c → Indirect Expenses → Travelling Expenses। Employee advance का pending balance Balance Sheet → Current Assets → Loans & Advances (Asset) में।

Common Mistakes

Tour advance को सीधे expense में डालना

Bills आने से पहले खर्च बुक करने से employee से वसूली track नहीं होती। पहले advance ledger, फिर settlement।

Owner की family trip business travel में

Personal travel Drawings है; tax scrutiny में disallow होगा।

Employee के नाम के hotel bill पर ITC

Invoice पर company का GSTIN न हो तो ITC नहीं मिलेगी — booking के समय GSTIN दें।

FAQ

Travelling expenses ledger under which group in Tally?

Indirect Expenses. Business tour, client visit, sales trip का खर्च administrative/selling expense है।

Travelling aur conveyance me kya fark hai?

Conveyance आमतौर पर शहर के अंदर local आने-जाने (auto, taxi, petrol) का खर्च है; Travelling बाहर के tour (flight, train, hotel) का। दोनों Indirect Expenses में, पर अलग ledger रखना बेहतर है।

Flight/hotel bill par GST input milta hai?

Business travel के लिए company के GSTIN पर बने flight और hotel invoices पर, जहाँ supplier ने ITC वाला rate लगाया हो, आमतौर पर ITC ले सकते हैं, बशर्ते invoice GSTR-2B में आए। Rent-a-cab जैसे कुछ खर्चों पर ITC blocked है।

Employee को tour advance दिया तो entry?

Advance देते समय employee के ledger (Loans & Advances (Asset)) को debit करें; tour के बाद bills आने पर Travelling Expenses Dr और employee advance Cr।

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