Voucher Entries

Sales Order in TallyPrime (Ctrl+F8) — Customer Order Entry, Pending Orders और Pre-Close

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

TallyPrime में Sales Order Ctrl+F8 से खुलता है। जब customer माल का order दे और delivery बाद में होनी हो, तब order यहाँ दर्ज करें। Sales Order सिर्फ एक commitment है — stock नहीं घटता और कोई ledger entry नहीं बनती, लेकिन TallyPrime हर item की pending quantity तब तक दिखाता है जब तक माल deliver या bill न हो जाए।

Sales Order कहाँ मिलेगा?

Gateway of Tally → Vouchers → Ctrl+F8 (Sales Order). दूसरा तरीका: Alt+G → Create Voucher → F10 (Other Vouchers) → Sales Order। पहली बार खोलने पर voucher type inactive हो तो TallyPrime activate करने को पूछता है — Yes दें।

ध्यान दें: हमारी book में F11 → Order Processing enable करने का step है, वह Tally.ERP 9 का तरीका है। TallyPrime 7.x में F11 में ऐसा कोई option नहीं; voucher type activate होते ही order processing चालू हो जाती है।

F12 (Configure) के काम के options

Option	कब Yes करें
Provide Order No. for each Stock Item	एक voucher में अलग-अलग items के अलग order number हों
Warn on duplicate Order No.	एक ही order दो बार entry होने से रोकने के लिए
Warn if Due Date of Order is earlier than Voucher Date	गलत delivery date पकड़ने के लिए
Provide details to preclose orders	बचा हुआ order बंद करना हो

Sales Order — step by step

Step	Field	क्या भरें
1	Date (F2)	Order मिलने की date
2	Party A/c name	Customer ledger (Sundry Debtors)
3	Order Details	Order no. — customer का PO number या आपकी series (जैसे SO/25/015)
4	Name of Item, Due on, Quantity, Rate	Due on = delivery की तय date; Amount अपने आप
5	GST ledgers (optional)	Order copy पर tax दिखाना हो तो Output CGST/SGST या IGST
6	Narration → Ctrl+A	Save; Ctrl+P से order confirmation print

Worked example

Accurate Traders को Ramesh Electronics से 1 May को Samsung Galaxy A55 के 20 Nos का order ₹28,000 प्रति piece पर मिला, delivery 20 May तक। Order value ₹5,60,000 (GST अलग)।

Date	Voucher	Quantity	Pending in Sales Order Outstandings
1 May	Sales Order (Ctrl+F8)	20 Nos ordered	20 Nos
12 May	Delivery Note (Alt+F8) against order	12 Nos भेजे	8 Nos
25 May	Customer ने बाकी cancel किया → Pre-close	8 Nos closed	0

Ledger effect: Sales Order पर कोई Dr/Cr नहीं — Ramesh Electronics का balance, Sales account और Trial Balance वैसे ही रहते हैं। Accounting entry तब बनेगी जब आप F8 sales invoice में यह order या delivery note select करेंगे (F12 में Provide Order Details = Yes)।

Reports पर असर

Stock Summary में quantity नहीं बदलती। Order देखने के लिए Display More Reports → Statements of Inventory → Sales Order Outstandings खोलें — यहाँ item-wise, party-wise और Due Only view मिलते हैं। Partial delivery के बाद बाकी quantity यहीं दिखती है। पूरा flow (order → note → invoice) tracking numbers से जुड़ा रहता है।

Common Mistakes

Order को F8 Sales Invoice से link नहीं करना

Invoice बन जाता है पर order pending दिखता रहता है। Invoice में F12 → Provide Order Details = Yes करके order number चुनें।

Cancel हुए order को delete करना

Delete से record गायब हो जाता है और partial delivery का history टूटता है। बाकी quantity Alt+W से pre-close करें।

Sales Order को stock reserve समझना

TallyPrime order से stock नहीं घटाता। Available stock जानने के लिए Stock Summary के साथ Sales Order Outstandings भी देखें।

FAQ

Sales order ki shortcut key kya hai?

Ctrl+F8. Voucher screen में F10 (Other Vouchers) → Sales Order से भी खुलता है। पहली बार voucher type activate करने का पूछे तो Yes दें।

क्या Sales Order से stock कम होता है?

नहीं। Sales Order का stock और ledger दोनों पर कोई असर नहीं होता। Stock Delivery Note या Sales Invoice save होने पर घटता है।

Pending sales orders kahan dekhein?

Gateway of Tally → Display More Reports → Statements of Inventory → Sales Order Outstandings। यहाँ party-wise और item-wise बाकी quantity दिखती है।

Customer ने बाकी order cancel कर दिया तो क्या करें?

Order को pre-close करें। Sales Order Outstandings में Alt+W (Pre-close Orders) से quantity और reason डालें, या voucher alter करके F12 में Provide details to preclose orders = Yes करें।

TallyPrime में Sales Order के लिए F11 में कुछ enable करना पड़ता है?

नहीं। Tally.ERP 9 की तरह F11 option नहीं है; voucher type पहली बार इस्तेमाल पर activate हो जाता है।

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Optional Voucher in TallyPrime (Ctrl+L) — Proforma Invoice और Draft Entry Contra Voucher in TallyPrime (F4) — Cash Deposit, Withdrawal और Bank Transfer Reversing Journal in TallyPrime — Interim Provision Entry और Scenario में Effect Receipt Note in TallyPrime (Alt+F9) — माल आया, Bill बाद में (GRN Entry)

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