Year-End Closing Checklist — TallyPrime में 31 March से पहले और बाद के सारे काम

Year-end closing का सही तरीका है: February में पुराने pending काम साफ़ करें, 31 March को stock count और adjustment entries करें, फिर backup लेकर TallyPrime में Alt+F2 से नए साल में जाएं और 1 April को opening balances verify करें। जो business सब कुछ 31 March पर छोड़ता है, उसकी closing मई-जून तक खिंचती है।

हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका का अध्याय 36 पूरा year-end closing पर है, क्योंकि यही वो समय है जब हमारे पास सबसे ज़्यादा “emergency” calls आते हैं। यह post उसी का practical timeline है — entries के Dr/Cr के लिए हमारा year-end closing entries guide देखें।

Timeline — February से April

कब	काम	TallyPrime में
Feb आख़िरी हफ़्ता	पुरानी उधारी साफ़ करें, parties से balance confirmation	Outstandings → Receivables / Payables
1–15 March	पिछले महीनों की GST mismatch निपटाएं	GSTR-2B Reconciliation, IMS
20 March तक	BRS February तक पूरा	Banking Activities → Bank Reconciliation
31 March	Physical stock count, cash count	Ctrl+F7 Physical Stock
31 March (date)	Depreciation, provisions, prepaid entries	F7 Journal
1–7 April	March का BRS, final GST return, backup	Alt+Y → Backup
1 April के बाद	नया period, invoice numbering, opening check	Alt+F2; Voucher Type alteration

Part 1: 31 March से पहले

उधारी की सफ़ाई: जो पैसा आ चुका है पर “On Account” पड़ा है, उसे सही bill से adjust करें। जो वसूल होना मुश्किल है, उस पर bad debt का फ़ैसला CA के साथ लें।
Supplier balance confirmation: बड़े suppliers को ledger statement भेजें (Alt+M से e-mail/WhatsApp) और उनकी books से मिलाएं।
GST: साल भर की purchase GSTR-2B से मिलाएं। किसी invoice का ITC छूट गया है तो वह अगले साल 30 November तक (या उससे पहले annual return भरने तक) ही लिया जा सकता है — इसलिए अभी पहचान लें।
Advances: Suppliers को दिए और customers से लिए advances की list बनाएं — कौन से invoice से adjust होने हैं।
Fixed assets: साल में खरीदे assets की list, bill date के साथ — depreciation के लिए CA को यह चाहिए।

Part 2: 31 March — count और entries

दिन बंद होने के बाद stock गिनें। अंतर हो तो Physical Stock voucher में गिनी हुई पूरी quantity डालें, difference नहीं। Cash भी गिनें और cash ledger से मिलाएं।

फिर 31 March की date से ये entries (रकम CA से तय करवाएं):

Entry	किसलिए
Depreciation	Fixed assets की value घटाना
Outstanding expenses	मार्च का rent, salary, बिजली जो अभी दिए नहीं
Prepaid expenses	अगले साल के लिए पहले दिया insurance/rent
Accrued income	कमाई हो चुकी, invoice/receipt अभी नहीं
Tax provision	CA के calculation के अनुसार

Part 3: नए साल में जाना

Period change या Split?

तरीका	कब चुनें
Alt+F2 Period change	ज़्यादातर छोटे business; audit अभी बाकी है; पिछला साल same company में चाहिए
Alt+Y → Split	Data बहुत बड़ा, speed slow, और पिछले साल की audit पूरी

दोनों से पहले backup ज़रूरी है। Split audit से पहले न करें — बाद में पुराने साल में सुधार मुश्किल हो जाता है। Period change की details Alt+F2 page पर हैं।

Invoice numbering

Sales, Credit Note, Debit Note voucher types में Set/Alter additional numbering details से नई series — starting number 1 और applicable from 1 April। Prefix में साल डालें (जैसे AT/27-28/), ताकि दो साल के invoice कभी टकराएं नहीं। Manual numbering वाले voucher type में यह option नहीं आता।

1 April — opening verify

Balance Sheet खोलकर देखें कि 31 March का closing = 1 April का opening। Debtors, creditors, bank, loans और stock — पाँचों पर नज़र डालें। Audit adjustments बाद में आएं तो 31 March की date पर entry करें; opening अपने आप बदल जाएगा।

Backup लिए बिना Split या period change

कुछ गड़बड़ हुई तो वापसी का रास्ता नहीं। Alt+Y → Backup, और एक copy computer से बाहर — फिर ही year change।

सारे काम 31 March के लिए छोड़ना

Balance confirmation और GST mismatch एक दिन में नहीं होते। February से शुरू करें, 31 March को सिर्फ़ count और entries।

नए साल में पुरानी invoice series चलती रहना

Duplicate invoice number से GST portal पर upload अटकता है। 1 April से नई series और prefix में साल।

FAQ

Year end closing kab shuru karni chahiye?

February के आख़िरी हफ़्ते से। पुरानी उधारी, supplier balance confirmation और पिछले महीनों की GST mismatch जैसे काम मार्च के आख़िरी दिनों में नहीं निपटते। 31 March को सिर्फ़ stock count और adjustment entries बचनी चाहिए।

Kya naye saal ke liye nayi company banani padti hai?

ज़रूरी नहीं। ज़्यादातर छोटे businesses के लिए backup लेकर Alt+F2 से period बदलना काफ़ी है — balances अपने आप carry forward होते हैं। Data बहुत बड़ा हो और पिछले साल की audit पूरी हो चुकी हो, तब Split Data पर विचार करें।

Should I restart invoice numbering on 1 April?

हाँ, ज़्यादातर businesses नए financial year में नई invoice series शुरू करते हैं, क्योंकि GST invoice number financial year में unique होना चाहिए। Voucher type में Set/Alter additional numbering details से starting number और applicable from date दें।

Audit adjustment 1 April ke baad aaye to?

Period change वाले तरीके में पिछले साल का data उसी company में रहता है, इसलिए F2 से 31 March की date पर entry करके सुधार कर सकते हैं। Closing balances बदलेंगे तो नए साल के opening अपने आप update होते हैं।

Year end par closing stock ki entry karni padti hai?

अगर inventory TallyPrime में stock items से maintain है तो नहीं — closing stock की value अपने आप आती है। बस physical count करके अंतर Physical Stock voucher (Ctrl+F7) से ठीक करें।

Year-end closing में मदद चाहिए — adjustment entries, split data या नए साल का setup? हम आपके data पर साथ बैठकर करवा देते हैं।

WhatsApp पर पूछें